Brief in EnglishTietosuojaseloste
1. SELOSTEEN TARKOITUS
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Metsäkonepalvelu Oy käsittelee työnhakijoiden, liikekumppanien, sidosryhmien ja vuokranantajien henkilötietoja.
Selosteessa kerrotaan lisäksi kameravalvontaan, evästeiden käyttöön ja mahdollisiin yritysjärjestelyihin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä.
2. REKISTERINPITÄJÄ
Rekisterinpitäjä on Metsäkonepalvelu Oy (jäljempänä ”Metsäkonepalvelu” tai ”me”) (Y-tunnus: 0152784-0). Rekisterinpitäjän yhteyshenkilönä toimii toimitusjohtaja Teemu Tolppa.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Postiosoite: Konepajantie 12, 13300 Hämeenlinna
Sähköposti:
Puhelin: 040 5300 920
3. KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Työnhakijat
Käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessin suorittamiseksi, jotta voimme valita meille sopivan työntekijän. Rekrytointiprosessiin liittyvien henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etumme rekrytointipäätösten tekemiseksi. Rekrytoinnin yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot kerätään suoraan työnhakijoilta. Mikäli emme saa työnhakijalta rekrytointiprosessia varten tarvittavia tietoja, emme voi jatkaa rekrytointiprosessia kyseisen työnhakijan osalta.
Rekrytointitietoja käsittelevät vain rekrytointiprosessiin osallistuvat toimihenkilöt (toimitusjohtaja, taloushallinto ja operaatioesimiehet). Tietoja säilytetään sähköpostipalvelussa, ja tietoihin pääsyyn vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana. Rekrytoinnissa käytettäviä tietoja voidaan esimerkiksi haastattelu- ja valintatilaisuutta varten tulostaa paperille. Paperit säilytetään lukitussa tilassa ja ne hävitetään silppuamalla alla jäljempänä kuvatun käsittelyajan mukaisesti.
Liikekumppanit
Käsittelemme liikekumppaniemme, eli asiakkaidemme ja toimittajiemme tai niiden edustajien ja muiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja, kuten nimeä ja yhteystietoja liiketoimintaamme varten Metsäkonepalvelun ja sen liikekumppanin välisen sopimuksen perusteella. Tietoja tarvitaan Metsäkonepalvelun ja sen sopimuskumppanin välisen sopimuksen mukaisten velvoitteiden, kuten tilausten ja toimitusten sekä laskutuksen hoitamiseksi. Keräämme liikekumppaneista käsiteltävät tiedot liikekumppaneilta ja näiden edustajilta. Mikäli emme saa liikesuhteen hoitamiseksi tarvittavia henkilötietoja, emme voi aloittaa tai jatkaa liikesuhdetta.
Tarvitsemme alihankkijoiden käyttämien metsäkoneiden sijaintitietoja asiakastoimeksiantojemme hoitamiseen. Tässä yhteydessä saatamme käsitellä myös alihankkijoidemme edustajien sijaintitietoja oikeutetun etumme perusteella. Käsittelyn lainmukaisuus on arvioitu asianmukaisen tasapainotestin avulla.
Vuokranantajat
Käsittelemme vuokranantajiemme tai niiden edustajien ja muiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja, kuten nimeä ja yhteystietoja vuokrasopimuksen perusteella. Tietoja tarvitaan vuokrasopimuksen mukaisten velvoitteiden, kuten vuokranmaksun hoitamiseksi. Vuokranantajien tiedot kerätään suoraan vuokranantajilta. Vuokrasuhteen aloittaminen ja jatkaminen edellyttävät selosteessa mainittujen henkilötietojen käsittelyä.
Sidosryhmät
Voimme tarvittaessa kerätä sidosryhmiemme eli potentiaalisten liikekumppanien ja niiden edustajien, oppilaitosten, ammatillisten yhdistysten tai muiden alan toimijoiden ja niiden edustajien henkilötietoja, kuten nimi ja yhteystiedot, satunnaisiin yhteydenpitotarkoituksiin. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme käydä tavanomaista viestintää sidosryhmien kanssa. Käsiteltävät tiedot kerätään sidosryhmien edustajilta ja yhteyshenkilöiltä. Mikäli emme saa sidosryhmätyöhön tarvittavia tietoja, emme voi jatkaa yhteistyötä.
Evästeet
Käytämme verkkosivuillamme evästeitä verkkosivumme toimivuuden mahdollistamiseksi ja käyttökokemuksen parantamiseksi. Evästeet ovat käyttämällesi laitteelle sijoitettuja pieniä tekstitiedostoja, joiden perusteella verkkosivuston käyttäjä saattaa olla tunnistettavissa. Osa käyttämistämme evästeistä on välttämättömiä sivuston toimivuuden kannalta, jolloin tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella ja olemme tehneet asianmukaisen tasapainotestin oikeuksien ja etujen arvioimiseksi. Suorituskykyyn, toiminnallisuuteen ja mainontaan liittyvät evästeet ovat valinnaisia, ja pyydämme tietojen käsittelyyn tältä osin suostumuksen. Verkkosivun käyttäjä voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa.
Kameravalvonta
Metsäkonepalvelu käsittelee kiinteistöillään vierailevien henkilötietoja oikeutettuun etuun perustuen toteuttaessaan kameravalvontaa. Kameravalvontaa käytetään Metsäkonepalvelun Hämeenlinnassa ja Jämsässä sijaitsevien kiinteistöjen piha-alueella sekä kiinteistöillä sijaitsevien hallien sisäänpääsyovilla. Metsäkonepalvelu on huomioinut kameravalvotuilla kiinteistöillään kävijöiden edut ja oikeudet ja arvioinut käsittelyperusteen käyttöä asianmukaisen tasapainotestin perusteella.
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat kamera- ja kulunvalvonnan osalta videovalvonnan kuvatallenne valvotulla alueella liikkuvasta henkilöstä. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ja oikeutettuna etuna on Metsäkonepalvelun tiloissa liikkuvien henkilöiden turvallisuuden varmistaminen, Metsäkonepalvelun omaisuuden suojaaminen sekä rikosten ja väärinkäytösten ennaltaehkäisy ja niiden selvittämisen mahdollistaminen. Henkilötietoja voidaan käsitellä alueilla liikkuvien tunnistamiseksi ja väärinkäytösten selvittämiseksi.
Yritysjärjestelyt
Metsäkonepalvelu voi tarvittaessa siirtää tietoja potentiaaliselle ostajalle mahdollisten yritysjärjestelyjen yhteydessä. Käsittelyperusteena on tällöin rekisterinpitäjän oikeutettu etu yritysjärjestelyn toteuttamiseksi, ja tietojen siirtämisen tarpeellisuus ja asianmukaisuus arvioidaan tapauskohtaisesti.
4. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötietojen säilytysaika riippuu tietojen käsittelytarkoituksesta. Säilytämme tietoja niin kauan kuin se on tarpeen yllä mainittujen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi.
Säilytämme työnhakijoidemme henkilötietoja rekrytointiprosessin ajan ja tämän jälkeen lähtökohtaisesti kaksi vuotta rekrytointiprosessin päättymisestä. Tiedot tallennetaan Metsäkonepalvelun sähköpostipalveluun.
Liikekumppaniemme ja vuokranantajiemme henkilötietoja säilytämme sopimuksen perusteella niin kauan kuin niiden käsittely on sopimussuhteen ylläpitämiseksi tarpeen ja sopimussuhteen päätyttyä meitä velvoittavan lainsäädännön edellyttämän ajan ja vähintään kuusi vuotta sopimussuhteen päättymisestä.
Sidosryhmiemme henkilötietoja säilytämme niin kauan kuin se on käsittelytarkoitusta, eli esimerkiksi yksittäisen tapahtuman järjestämistä varten tarpeellista.
Kameravalvonnan tietoja säilytämme noin kaksi viikkoa tallenteen ottamisesta. Kameravalvonnan videotallenteita voidaan kuitenkin säilyttää pidempään, mikäli se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai sen puolustamiseksi oikeusprosessin edellyttämän ajan.
5. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA VASTAANOTTAJARYHMÄT
Metsäkonepalvelun sisäisissä toiminnoissa henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset työntekijämme, joiden työntehtävien hoitaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Metsäkonepalvelu voi myös siirtää henkilötietoja konserniyhtiöilleen.
Henkilötietoja siirretään lisäksi kolmansille osapuolille, jotka toimivat Metsäkonepalvelun palveluntarjoajina eli henkilötietojen käsittelijöinä. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja vain siltä osin kuin käsittely on tarpeen kyseisen palvelun tarjoamiseksi.
Metsäkonepalvelun henkilötietojen käsittelijänä toimivat IT- ja pilvipalveluita tarjoava palveluntarjoajamme, jonka pilvipalvelussa säilytetään lähtökohtaisesti kaikkia henkilötietoja. Henkilötietoja siirretään lisäksi kirjanpito- ja laskutustyökalun tarjoajalle siltä osin kuin tietoja tarvitaan kirjanpitoa ja laskutusta varten. Lisäksi Metsäkonepalvelu käyttää ostolaskujen käsittelyyn erillistä palveluntarjoajaa, jolle siirretään ostolaskujen käsittelyyn tarvittavia tietoja. Yhtiö käyttää kameravalvonnassa turvallisuuspalveluihin erikoistunutta palveluntarjoajaa, jolle voidaan siirtää kameratallenteen perusteella saatavia tietoja. Kameratallenteen perusteella kerättäviä tietoja voidaan tapauskohtaisen harkinnan perusteella luovuttaa myös poliisille lain sallimissa rajoissa. Evästetietoja voidaan siirtää evästepalvelun tarjoajille. Yhtiöllä on lisäksi käytössä lain vaatima yhtiön palvelimesta riippumaton whistleblowing-ilmoituskanava, jolle siirretään järjestelmän käyttöön vaadittavia välttämättömiä tietoja.
Henkilötietoja voidaan lisäksi mahdollisissa yritysjärjestelytilanteissa siirtää potentiaaliselle ostajayhtiölle. Mikäli lainsäädäntö tai viranomaisvelvoite edellyttää, voimme myös tarvittaessa siirtää tietoja muille kolmansille osapuolille, jolloin arvioimme tietojen siirron lainmukaisuuden tapauskohtaisesti.
6. HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN KOLMANSIIN MAIHIN
Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun palveluntarjoajamme, sen konserniyhtiö tai alihankkija on sijoittunut näiden alueiden ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, huolehdimme asianmukaisista suojatoimista sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallilausekkeita sekä tarvittaessa huolehtimalla muista suojatoimista.
7. SINUN OIKEUTESI
Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus pyytää pääsy henkilötietoihisi ja tarkastaa sinusta kerätyt henkilötiedot. Sinulla on lisäksi oikeus saada jäljennös sinusta käsiteltävistä henkilötiedoista.
Oikeus tietojen oikaisuun
Sinulla on oikeus pyytää virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisemista, jolloin Metsäkonepalvelu on velvollinen oikaisemaan tiedon. Sinulla on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen
Sinulla on oikeus tietyissä tilanteissa pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Sinulla on oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, eli pyytää, ettei Metsäkonepalvelu lainkaan käsittele henkilötietojasi. Metsäkonepalvelu voi kieltäytyä pyynnöstä, mikäli henkilötietojesi käsittely on tarpeen Metsäkonepalvelun tai kolmannen oikeutettujen etujen turvaamiseksi.
Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista. Metsäkonepalvelulla on velvollisuus poistaa tiedot, mikäli niitä ei enää tarvita alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen, henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai henkilötiedot on poistettava lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Oikeus peruuttaa suostumus
Sinulla on oikeus peruuttaa tietojen käsittelyä varten antamasi suostumus, mikäli tietojenkäsittely perustuu suostumukseen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Metsäkonepalvelu ei suorita automaattista henkilötietojen käsittelyä, joten sinulla ei ole tästä syystä oikeutta saada siirrettyä toimittamiasi henkilötietoja toiselle rekisterinpitäjälle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli katsot, että Metsäkonepalvelu ei ole noudattanut soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.
8. PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO
Metsäkonepalvelu ei käytä henkilötietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.
9. YHTEYSTIEDOT
Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelyyn liittyen tai haluat käyttää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen